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What's new in Version 1.1

EventisCC V1.1

1 Vorwort

Version 1.1 erweitert die Version 1.0 (= Freelancer BackOffice) um die Funktionen Events, Staffing, Announcements, Uniformen, und SMS-Manager.

Der Zugriff auf die Eventis-Daten ist read-only. Daher können keine Änderungen bei Events oder in der Event-Planung gespeichert werden.

Der Zugriff auf die CrewControl-Daten ist für Events und Staffing read-only.

Neue Funktionen, die sich auf Freelancer auswirken, stehen entsprechend auch auf team.doco.com zur Verfügung.

2 Events

2.1 Übersicht Events

Aus Eventis/CrewControl Classic wurden folgende Ansichten übernommen:

  • Menü Events
    • Events list
      • Complete list, or navigate through months/weeks
      • Find by Name
      • Filter by Event Status
      • Filter by Event Category
    • Events Overview
      • Navigate through months
      • Filter by Event's dates and Event Category
      • Filter by Event Status
    • Events Calendar
      • Navigate through months
      • Filter by Event's dates and Event Category
      • Filter by Event Status
  • Menü Staffing
    • Events list with missing staff assignments
      • Navigate through weeks

Screenshot 1: Events List

Events List

Screenshot 2: Events Overview

Events Overview

Screenshot 3: Events Calendar

Events Calendar

2.2 Event

Die Event-Übersichten verlinken auf die Detailseiten der einzelnen Events. In der Task Pane eines Events sind folgende Aktionen möglich:

Screenshot 4: Event Task Pane

  • Event: Anzeige der Event-Stammdaten
  • Staff Planning: Anzeige der geplanten Staffs (Eventis)
  • Calendar: Kalenderdarstellung der geplanten Staffs mit Arbeitszeiten (Eventis)
  • Pre-Calculation: Vorab-Kalkulation (Eventis)
  • Employees: Liste der verplanten Employees und registrierten Freelancer
    • Lists freelancers registered for featured event
    • Reject registered freelancers
    • Add/Remove planned employees (not yet staffed)
  • Featured Event: Verwaltung des Anzeige/Anmeldezeitraums
  • Staff Assignment: Liste der eingeteilten Employees
  • Service Plan: Tageweise Ansicht
  • Evaluation: Evaluates Employees at event
  • Evaluations: Display all employee evaluations for event
  • Bread/Milk/Ice: Links to Eventis Classic

2.3 Eventkalender – Fixed Events – Featured Events

Der Eventkalender, auch “Fixed Events” genannt, lautet nun auf die allgemeinere Bezeichnung “Featured Events”. Dadurch wird auch die Uneindeutigkeit von „Fixed Events“ und dem Event-Status „Fixed“ vermieden.

Die „Featured Events“ unterscheiden sich vom alten Eventkalender in mehreren Punkten:

  • Die Events des Eventkalenders standen vor Jahresende fest, die Bewerbungen mussten sehr früh abgegeben werden
  • „Featured Events“ sind nicht mehr auf vormals „Fixed Events“, also jährlich wiederkehrende Events, eingeschränkt.
  • Featured Events werden auf der Freelancer-Seite innerhalb eines von CC definierten Zeitraums beworben.
  • Somit kann jedes beliebige Event jederzeit auf der Freelancer-Startseite beworben werden, wenn bspw. kurzfristig Personal fehlt.
  • Freelancer können sich über die Liste der Featured Events für Events registrieren
  • Registrierungen scheinen im Freelancer-Kalender auf

2.4 Evaluations

Die Links für die Employee Evaluations können nach wie vor über CrewControl Classic ermittelt werden.

Zusätzlich besteht nun die Möglichkeit für CrewControl, direkt aus dem Event heraus den Punkt Evaluation aufzurufen.

Damit Freelancer ebenfalls Mitarbeiter eines Events evaluieren können, kann auch der Mitarbeiter aus dem Event unter Employees ausgesucht werden, und nach Klick auf Edit die Checkbox Employee Evaluation gesetzt werden.

Die ausgewählten Events stehen dann bis 30 Tage nach Ablauf des Events zur Bewertung zur Verfügung.

Die erfassten Bewertungen sind im Event unter dem Punkt Evaluations abrufbar.

2.5 Event Groups

Event Groups fassen (bestehende) Events zu einer Gruppe zusammen, um Operationen auf den Events einer Gruppe auszuführen.

Diese Operationen sind zurzeit:

2.5.1 Uniformausgabe

Für die Verwaltung von Uniformen muss zur Event Group die Navision Inventory ID eingegeben werden, die dem Event-spezifischen Lagerplatz in Navision entspricht.

Die Ausgabe von Uniformen ist unter Uniforms beschrieben.

Die Rücknahme von Uniformen ist nicht von einem Event oder einer Event Group abhängig, und erfolgt unter dem Menüpunkt Uniforms, nicht unter Event Groups.

2.5.2 Evaluations

Evaluations aller Events der Event Group.

3 Staffing

  • Available Employees: Available/Deployable employees ready to be staffed
  • Day Overview: list of day's events with staff by type

4 Announcements

Der „Frontpage Welcome Text“ wird durch eine Liste von Texten ersetzt, die eine gezieltere Kommunikation zu Freelancern gestattet.

Die Sichtbarkeit eines Announcements kann zeitlich durch Valid From/Valid To Daten eingeschränkt werden.

Außerdem können die Residences und Administrations der Employees ausgewählt werden.

Erfolgt keine Auswahl bei den Einschränkungen, findet keine Einschränkung statt, d.h. der Text ist allen Freelancern zugängig.

Der Editor erlaubt einfache Formatierungsmöglichkeiten. Der „Read more“-Button im Editor trennt den Teaser vom restlichen Text.

Die Texte werden auf der Freelancer-Startseite angezeigt.

5 Employee

Neue Funktionen auf der Employee-Seite:

  • Profile mit Edit Button: Employee-Daten sind nun bearbeitbar
  • Event Feedback: Pie Chart, Feedback, Candidate Status

Achtung: die Anzahlen von Events und Arbeitseinsätzen sind jetzt detaillierter aufgeschlüsselt

Event Feedback

Event Feedback

  • Featured Events: Employee für Event registrieren
  • Trainings: Liste der absolvierten Trainings
  • Uniforms: Liste der ausständigen Uniformstücke

6 Uniforms

Die Rücknahme von Uniformen ist unter Uniforms beschrieben.

7 SMS Manager

SMS Message History

Inbox des SMS Manager Classic mit den Features:

  • Ungelesene Nachrichten werden zuoberst angezeigt
  • „Gelesen“-Status der Nachrichten ist setzbar
  • Anzeige der Nachrichten-Historie im selben Fenster
  • Kontinuierliches Update ohne Refresh

Screenshot 5: SMS Manager Inbox

SMS Manager

8 Freelancer

Auf der Freelancer-Seite (unter freelancer.doco.com und team.doco.com erreichbar) spiegeln sich die Änderungen im Back Office entsprechend wider:

Freelancer Menu

Freelancer Menu

  • Featured Events are displayed on start page
  • Freelancer can register for Featured Event
  • Registrations for Featured Events are displayed in the Calendar
  • Assignments are displayed on employee's calendar, both in EventisCC and Freelancer
  • Announcements are displayed on start page if employee matches announcement's criteria
  • Functions listed under Employee are also available for freelancers on team.doco.com